نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی؛ قالب آماده به‌همراه دو نمونه واقعی
ساختار استاندارد ایمیل رسمی، جملات آغازین و پایانی مودبانه، مدیریت لحن و دو نمونه کامل (پیگیری کاری و مکاتبه دانشگاهی) که می‌توانید همین امروز استفاده کنید.
ایمیل رسمی؛ مهارتی که همه به آن نیاز دارند
فرقی نمی‌کند برای کار، پذیرش دانشگاه یا پیگیری سفارش آنلاین باشد؛ ایمیل رسمی انگلیسی ساختار مشخصی دارد که وقتی رعایت شود، پیام شما جدی گرفته می‌شود. خبر خوب: برخلاف مکالمه، ایمیل زمان فکر کردن می‌دهد و با چند قالب آماده می‌توانید سطح نوشتارتان را یک‌شبه حرفه‌ای‌تر کنید.
آناتومی ایمیل رسمی
۱. Subject (موضوع): کوتاه و محتوامحور — گیرنده باید با همین یک خط بداند ایمیل درباره چیست.
- بد: Hello / Question
- خوب: Request for Internship Information — Computer Science
۲. Greeting (سلام):
| موقعیت | عبارت |
|---|---|
| نام گیرنده را می‌دانید | Dear Mr. Smith, / Dear Ms. Jones, |
| نام را نمی‌دانید | Dear Sir or Madam, / Dear Hiring Manager, |
| نیمه‌رسمی (همکار) | Dear Sara, / Hello Sara, |
نکته: تا وقتی به شما گفته نشده، از اسم کوچک و Dear alone استفاده نکنید؛ و بعد از سلام، ویرگول می‌آید نه دونقطه (در سبک بریتانیایی).
۳. Opening line (جمله آغازین): دلیل نوشتن را زود بگویید:
- I am writing to inquire about... (برای استعلام)
- I am writing to follow up on... (برای پیگیری)
- Thank you for your email regarding... (پاسخ به ایمیل قبلی)
- I hope this email finds you well. (شروع مودبانه، نه لازم)
۴. Body (بدنه): هر پاراگراف یک ایده. جمله‌ها کوتاه. درخواست‌ها با would/could مؤدبانه:
- I would be grateful if you could send me...
- Could you please confirm whether...?
۵. Closing line (جمله پایانی): انتظار بعدی را مشخص کنید:
- I look forward to hearing from you.
- Please let me know if you need any further information.
- Thank you for your time and consideration.
۶. Sign-off (بستن):
| لحن | عبارت |
|---|---|
| رسمی‌ترین | Yours sincerely, (نام را می‌دانید) / Yours faithfully, (نام را نمی‌دانید) |
| رسمی رایج | Kind regards, / Best regards, |
| نیمه‌رسمی | Best wishes, / Best, |
نمونه ۱: پیگیری درخواست کار (follow-up)
Subject: Follow-up on Application — Marketing Assistant Position
Dear Ms. Taylor,
I hope you are doing well. I am writing to follow up on my application for the Marketing Assistant position, which I submitted on 12 October.
I remain very interested in this opportunity and would be happy to provide any additional documents, such as writing samples or references. Could you please let me know the expected timeline for the next stage of the hiring process?
Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you.
Kind regards, Ali Ahmadi +98 912 000 0000 | [email protected]
نمونه ۲: مکاتبه با دانشگاه (استعلام پذیرش)
Subject: Inquiry about MSc Computer Science — Fall 2026 Intake
Dear Admissions Office,
I am writing to inquire about the Master of Science program in Computer Science for the Fall 2026 intake. I hold a Bachelor's degree in Software Engineering from the University of Tehran with a GPA of 17.5 out of 20.
Could you please clarify the following points?
- Whether the program requires GRE scores for international applicants
- The minimum IELTS score accepted for admission
- Application deadlines and available scholarships
I would be grateful for any guidance you can provide. Thank you for your time.
Yours faithfully, Narges Karimi
جدول نجات: عبارت مؤدبانه به‌جای دستوری
| ✗ مستقیم/بی‌ادب | ✓ مؤدبانه و رسمی |
|---|---|
| Send me the report. | Could you please send me the report? |
| I want a refund. | I would like to request a refund. |
| You made a mistake. | There appears to be an error in... |
| Answer fast. | I would appreciate a reply at your earliest convenience. |
ده اشتباه رایج در ایمیل رسمی
۱. شروع با Hey یا Hi guys ۲. خالی گذاشتن Subject ۳. یک پاراگراف ده‌خطی بدون فاصله ۴. مخفف‌های پیامکی: u، thx، plz (به‌جای you، thanks، please) ۵. ایموجی در مکاتبه کاری اول ۶. Yours sincerely وقتی نام گیرنده را نمی‌دانیم (باید Yours faithfully) ۷. فونت‌بازی، رنگ و امضای تصویری بزرگ ۸. فراموش‌کردن پیوست با ذکرش در متن: Please find attached my CV. ۹. Reply All بی‌دلیل ۱۰. ارسال بدون بازخوانی — همیشه یک بار با صدای بلند بخوانید.
چک‌لیست قبل از ارسال
- Subject محتوامحور نوشته شد؟
- سلام و بستن با سطح رسمیت گیرنده همخوان است؟
- درخواست‌ها با could/would بیان شده‌اند؟
- غلط‌های املایی با ابزار بررسی شد؟ (به‌خصوص نام گیرنده!)
- امضا کامل است (نام + راه تماس)؟
جمع‌بندی
ایمیل رسمی، فرمول است نه هنر: موضوع روشن + سلام مناسب + هدف در جمله اول + درخواست مؤدبانه + بستن استاندارد. دو نمونه این مقاله را الگو بگیرید و برای موقعیت خودتان فقط جایگزین کنید. برای تقویت پایه نوشتار، مقاله نوشتن پاراگراف انگلیسی را هم بخوانید.
مطالب مرتبط
اگر این مطلب برایتان مفید بود، این راهنماها را هم از دست ندهید:
این مطلب برایتان مفید بود؟
با پسندیدن، به ما کمک می‌کنید مطالب بهتری منتشر کنیم.
